Pourquoi adopter un outil de gestion tout-en-un pour votre association ?
Lorsqu’on gère une association, on se retrouve souvent face à une montagne de choses à faire : gérer ses bénévoles, communiquer avec eux, assurer l’organisation d’éventuels événements, tenir une comptabilité saine… Bref, ce n’est pas toujours évident de garder le cap ! Alors comment faire pour vous simplifier la vie ?
Nous avons posé la question à notre partenaire Yapla et nous vous proposons de découvrir comment un outil de gestion tout-en-un pourrait révolutionner votre quotidien !
C’est parti !
La force du tout-en-un : “Gérez moins, gérez mieux” !
De nombreux outils et plateformes existent et permettent de gérer un ou plusieurs aspects de son association à la fois. Cependant, tous ces outils sont rarement connectés entre eux. Les informations ne sont pas centralisées et cela implique une perte de temps très précieux tant pour vous, gestionnaire d’association que pour votre communauté.
Heureusement ! Des plateformes de gestion tout-en-un existent et permettent aux responsables et bénévoles d’association de concentrer leur temps et leur énergie dans le cœur de mission de l’organisation.
C’est ce que propose Yapla, la plateforme de paiement et de gestion tout-en-un pour association qui s’engage depuis 10 ans aux côtés d’associations pour les soutenir dans leurs missions !
1. Automatisez la gestion de vos bénévoles
Que vos adhésions soient payantes ou non, automatiser la gestion de vos bénévoles vous fera gagner beaucoup de temps et vous évitera de vous emmêler les pinceaux.
En plus, c’est assez facile à mettre en place avec la fonctionnalité Membres de Yapla !
Il vous suffit d’importer votre base de bénévoles actuelle et de débuter une campagne d'adhésion pour vos futurs bénévoles.
L’automatisation des adhésions vous permet également de configurer l’envoi de plusieurs emails au moment que vous aurez déterminé. Et ça, c’est généralement très apprécié des associations.
Concrètement, il s’agit de programmer des messages comme par exemple :
- “Adhésion à renouveler” à J-30 de la date d'expiration de l’adhésion,
- “Rappel 1 adhésion à renouveler” à J-15
- “Confirmation adhésion renouvelée” dès lors que le membre a procédé à son renouvellement d’adhésion
Vous avez aussi la possibilité de configurer des communications automatiques qui vous sont destinées et vous permettent d’être automatiquement tenu informé lorsqu’un bénévole s’inscrit ou modifie son profil.
Avec Yapla, vous pouvez offrir un espace personnel à tous vos bénévoles. C’est à cet endroit qu’ils pourront mettre à jour leurs informations, renouveler leur adhésion (gratuite ou bien avec paiement en ligne) ou encore trouver tous les documents qui leurs sont destinés : factures, carte de membre, etc…
2. Fidélisez et engagez davantage vos bénévoles
Quelles que soient la taille et la mission de votre association, les bénévoles sont bien souvent les premiers supporters de votre organisation. C’est pourquoi, une fois qu’ils vous proposent leurs services, il est important de leur offrir la meilleure expérience possible afin de les impliquer et de les fidéliser.
Si Benevolt est votre meilleur allié pour recruter des bénévoles facilement, simplifier la procédure d’adhésion à votre association est un argument pertinent pour faire passer le pas aux personnes intéressées, d'autant plus quand elles présentent une petite phobie administrative !
Pour renforcer la cohésion interne de votre association, nous vous encourageons à profiter de la fonctionnalité Évènement de Yapla qui facilitera l’organisation et le suivi de vos divers événements internes : réunions, repas d’équipe ou tout autre événement festif qui renforcera l’engagement de vos membres et bénévoles !
Yapla vous permet de proposer plusieurs tarifs avec des options au tarif de votre choix comme par exemple :
- Option 1 : “Repas du midi + activité” pour 20€
- Option 2 : “Repas du midi seulement” pour 10€
- Option 3 : “Activité seulement“ pour 10€
Grâce à ce système, vous pouvez suivre les inscriptions en temps réel et éviter les impayés !
3. Hissez votre association vers le haut
En plus d’assurer une bonne gestion des bénévoles, Yapla vous offre toute une palette d’outils qui vous permettent d’aller plus loin dans la gestion de votre association : Comptabilité, site internet, newsletters… Bonne nouvelle ! Nul besoin d’être un expert dans ces domaines pour utiliser l’outil, il a été pensé et créé spécialement pour vous.
Voici un bref aperçu des possibilités qui s’offrent à vous :
- Comptabilité : Cette fonction a été conçue pour vous aider à gérer facilement la comptabilité de votre association : vos transactions sont centralisées, vos ventes sont comptabilisées automatiquement, votre facturation est simplifiée, enfin, vous pouvez aussi générer des rapports comptables sur-mesure en quelques clics. Bref, rendez votre trésorier heureux ! 😉
- Site Web : Yapla vous permet de créer rapidement un site internet aux couleurs de votre organisation. Vous pourrez ainsi avoir une présence sur le web avec un beau site mais également y intégrer facilement l’ensemble des fonctionnalités de Yapla.
- Newsletters : Elles vous permettent de relayer les dernières actualités, des articles ou encore de diffuser en interne vos appels à bénévoles en complément de vos annonces sur Benevolt. 😉
Il vous suffit de rassembler le contenu (images et textes) que vous souhaitez diffuser, de personnaliser le rendu puis enfin de choisir votre audience, et hop, elle sera prête pour l’envoi ! Après sa diffusion, vous aurez accès à un ensemble de statistiques vous permettant de mesurer la pertinence et la performance de votre newsletter. 👌
Vous souhaitez en apprendre davantage, découvrez Yapla, la plateforme tout-en-un des associations ! 💪
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Cet article a été écrit en collaboration avec Yapla
Créer mon compte sur YaplaA l’occasion du deuxième petit-déjeuner interassociatif, un temps d’échanges avec les référents bénévolat des associations nationales avec lesquelles nous travaillons, nous avons évoqué le thème de l’intégration des bénévoles. Tout aussi importante que le bénévolat, l’intégration a un rôle crucial dans la fidélisation des nouveaux membres.
L’adhésion permet de soutenir une association en participant à son développement : grâce au financement de la cotisation par exemple ou dans la participation aux événements. On vous donne nos meilleurs conseils pour favoriser l'adhésion à votre association.